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Hotelsoftware mit E-Rechnung · ZUGFeRD EN 16931

E-Rechnung im Hotel: Die Uhr tickt. Jetzt rechtzeitig umstellen.

Ab 2027 reicht die gewöhnliche PDF für viele Firmenrechnungen nicht mehr. Erstellen Sie E-Rechnungen mit ZUGFeRD EN 16931 direkt in Ihrem PMS. Mit Zimmero ist die Funktion in jedem Paket enthalten.

Die Frist 2027 betrifft grundsätzlich Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz bei steuerpflichtigen B2B-Umsätzen im Inland. Für kleinere Betriebe läuft die umsatzabhängige Übergangsfrist bis Ende 2027.

Jetzt E-Rechnungen einrichten Fristen für mein Hotel prüfen

Einrichtung, Datenübernahme und halbtägige Teams-Schulung kostenlos.

Eine Rechnung. Zwei Lesarten. Inklusive
PDF

Für Menschen lesbar

Die vertraute Rechnungsansicht für Ihren Firmenkunden.

XML

Für Software auswertbar

Strukturierte Rechnungsdaten, direkt in der PDF eingebettet.

ZUGFeRD im Profil EN 16931

Von Andreas Huber · Stand

E-Rechnungspflicht im Hotel 2027 und 2028

Die Übergangsfrist läuft. Warten kostet Vorbereitungszeit.

Empfangen und Ausstellen haben unterschiedliche Fristen. Prüfen Sie den Gesamtumsatz des rechnungsausstellenden Unternehmens und Ihre Firmenkundenumsätze, bevor die nächste Rechnung fällig wird.

  1. Seit 01.01.2025

    E-Rechnungen empfangen

    Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Hotels und Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.

  2. Ab 01.01.2027

    Ausstellen bei mehr als 800.000 €

    Für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr endet die allgemeine Übergangsfrist. Betroffen sind grundsätzlich steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

  3. Ab 01.01.2028

    Ausstellen unabhängig vom Umsatz

    Dann endet auch die umsatzabhängige Übergangsfrist. Für betroffene B2B-Umsätze wird die E-Rechnung unabhängig vom Umsatz erforderlich. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Ausnahmen bleiben bestehen. Private Endverbraucher fallen nicht unter die B2B-Pflicht. Unter anderem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG ausgenommen. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt noch eine Sonderregelung bis Ende 2027.

Bis Ende der jeweils anwendbaren Übergangsfrist sind Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers auch gewöhnliche PDF-Rechnungen möglich. Grundlage: § 27 Absatz 38 UStG.

ZUGFeRD statt bloßer PDF-Ausgabe

Eine PDF per E-Mail ist noch keine E-Rechnung.

Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten. ZUGFeRD verbindet dafür die sichtbare Rechnung im PDF/A-3-Format mit eingebetteten XML-Daten. Ihr Firmenkunde kann die Rechnung lesen und ein geeignetes Buchhaltungssystem kann die Daten übernehmen.

Zimmero verwendet das ZUGFeRD-Profil EN 16931. Die Bezeichnung steht für die europäische Norm, auf der die strukturierten Rechnungsdaten beruhen. Das Format unterstützt die E-Rechnungspflicht, während korrekte Inhalte und die passende steuerliche Behandlung weiterhin zum Rechnungsprozess gehören.

Unterschiede zwischen PDF, ZUGFeRD und XRechnung
FormatWas steckt darin?Einordnung
Gewöhnliche PDFLesbare Darstellung ohne strukturierte RechnungsdatenSonstige Rechnung
ZUGFeRD EN 16931PDF mit eingebetteten XML-RechnungsdatenIn Zimmero enthalten
XRechnungStrukturierte XML mit zusätzlichen VorgabenHäufig bei öffentlichen Auftraggebern

Bei Behördenrechnungen prüfen Sie das geforderte Format, zusätzliche Angaben wie eine Leitweg-ID und den Übermittlungsweg gesondert. ZUGFeRD EN 16931 und XRechnung sind unterschiedliche Formate. Mehr zu den Formaten bei FeRD.

Firmenrechnung oder Privatrechnung: Der Empfänger zählt.

Die Firma bucht und erhält die Rechnung

Bezieht ein inländisches Unternehmen die Hotelleistung für seinen Betrieb, handelt es sich grundsätzlich um einen B2B-Umsatz. Bei anwendbarer Pflicht und ohne Ausnahme braucht die Abrechnung eine E-Rechnung.

Der Gast bucht als Privatperson

Eine Rechnung an einen privaten Endverbraucher fällt nicht unter diese B2B-Pflicht. Auch eine berufliche Reise macht den Arbeitgeber nicht automatisch zum Leistungsempfänger.

Prüfen Sie deshalb vor dem Abschluss den tatsächlichen Leistungsempfänger und seine Rechnungsanschrift. Eine saubere Firmenkartei hilft Ihrem Team, diese Zuordnung im Alltag konsequent vorzunehmen.

E-Rechnungen direkt aus dem PMS

So aktivieren Sie ZUGFeRD in Zimmero.

Ihre Rezeption arbeitet weiter mit Buchung, Firma und Rechnung in einer Hotelsoftware. Ein zusätzliches Rechnungsprogramm ist für die ZUGFeRD-Ausgabe nicht erforderlich.

  1. Schritt 1

    Betreiberdaten vervollständigen

    Name, Geschäftsanschrift, Ländercode, Steuerstatus und Steuernummer oder USt-ID des rechtlichen Betreibers werden in den Unternehmensdaten gepflegt.

  2. Schritt 2

    E-Rechnungen je Haus aktivieren

    Unter Hauseinstellungen bei Briefpapier & PDF-Export wählen Sie automatisch bei B2B-Rechnungen oder standardmäßig bei allen geeigneten Rechnungen.

  3. Schritt 3

    Rechnungsempfänger prüfen

    Die automatische B2B-Zuordnung erfolgt über den Rechnungsempfänger Firma. Bei Bedarf lässt sich die Kundeneinordnung im Rechnungseditor überschreiben.

  4. Schritt 4

    Erste Firmenrechnung prüfen

    Kontrollieren Sie Empfänger, Leistungen und Steuerangaben. Stimmen Sie den ersten ZUGFeRD-Beleg und die weitere Aufbewahrung mit Ihrer Buchhaltung ab.

Für jedes Haus passend einstellen. Die E-Rechnungsfunktion kann je Haus deaktiviert, automatisch für B2B-Rechnungen oder standardmäßig für alle geeigneten Rechnungen aktiviert werden. Der Betrieb bleibt für die Wahl des zulässigen Formats verantwortlich.

Starter · Professional · Multi Property

E-Rechnungen gehören in jedes Paket.

ZUGFeRD EN 16931 ist in allen drei Zimmero-Paketen ohne Aufpreis enthalten.

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Häufige Fragen zu E-Rechnungen im Hotel

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Hotels?
E-Rechnungen empfangen müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen endet die allgemeine Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz zum Jahresende 2026. Bei höchstens 800.000 Euro läuft die umsatzabhängige Übergangsfrist bis Ende 2027. Die Pflicht betrifft grundsätzlich steuerpflichtige B2B-Umsätze im Inland. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen und Leistungen von Kleinunternehmern.
Ist eine Hotelrechnung als PDF per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und gilt deshalb als sonstige Rechnung. Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet die lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Zimmero unterstützt dafür das Profil EN 16931.
Was bedeutet ZUGFeRD EN 16931 in der Hotelsoftware?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat aus PDF und eingebetteten XML-Rechnungsdaten. EN 16931 ist die europäische Norm für strukturierte Rechnungsdaten und zugleich die Bezeichnung des hier verwendeten ZUGFeRD-Profils. So können Menschen die Rechnung lesen und geeignete Buchhaltungssysteme die Daten verarbeiten.
Muss ich auch privaten Hotelgästen eine E-Rechnung ausstellen?
Die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht gilt nicht für Rechnungen an private Endverbraucher. Bei einer Geschäftsreise ist entscheidend, wer die Leistung bezieht. Allein die berufliche Reise macht eine Rechnung an eine Privatperson nicht automatisch zur B2B-Rechnung.
Sind E-Rechnungen in jedem Zimmero-Paket enthalten?
Ja. ZUGFeRD-E-Rechnungen im Profil EN 16931 sind in Starter, Professional und Multi Property ohne Aufpreis enthalten. Starter kostet 99 Euro, Professional 199 Euro und Multi Property 299 Euro netto pro Monat. Einrichtung, Datenübernahme und eine halbtägige Schulung über Microsoft Teams sind kostenlos.
Kann Zimmero ZUGFeRD automatisch für B2B-Rechnungen aktivieren?
Ja. Je Haus lässt sich die automatische Ausgabe bei B2B-Rechnungen einstellen. Alternativ kann ZUGFeRD standardmäßig bei allen geeigneten Rechnungen verwendet werden. Die B2B-Erkennung nutzt den Rechnungsempfänger Firma. Die Kundeneinordnung lässt sich bei Bedarf im Rechnungseditor überschreiben.
Sind ZUGFeRD und XRechnung dasselbe?
Beide können auf EN 16931 beruhen. ZUGFeRD kombiniert in seiner hybriden Form eine PDF mit XML-Daten. XRechnung ist ein strukturierter XML-Standard mit zusätzlichen Vorgaben. Die hier beschriebene Zimmero-Funktion erzeugt ZUGFeRD im Profil EN 16931. Bei Behördenrechnungen müssen Sie das verlangte Format, Pflichtangaben und den Übermittlungsweg gesondert prüfen.
Macht die Aktivierung meine Rechnungen automatisch rechtssicher?
Das Format ist ein Baustein. Betreiberdaten, Rechnungsempfänger, Pflichtangaben, steuerliche Behandlung und Aufbewahrung müssen ebenfalls stimmen. Zimmero unterstützt die Erstellung im ZUGFeRD-Profil EN 16931. Ob für einen konkreten Vorgang eine E-Rechnung erforderlich und vollständig ist, muss der Betrieb prüfen.

Quellen und rechtliche Einordnung

Stand: 7. November 2026. Die Fristen und Beispiele beziehen sich auf Deutschland. Für die Beurteilung einzelner Umsätze und betrieblicher Sonderfälle beziehen Sie Ihre Steuerberatung ein.

Bei der Aufbewahrung muss der strukturierte Rechnungsteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Papierausdruck allein genügt dafür nicht.

Stellen Sie um, bevor die Frist Ihren Alltag bestimmt.

Wir richten Zimmero mit Ihnen ein und zeigen Ihrem Team den Ablauf für E-Rechnungen. Bringen Sie Ihre Firmenrechnungen jetzt auf ZUGFeRD EN 16931.

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