Meldeschein Software für Hotels

Meldescheine bearbeiten, ohne Gästedaten doppelt einzutragen.

An der Rezeption liegen Name, Anschrift und Reisedaten meist schon in der Buchung vor. Trotzdem werden Meldescheine in vielen Betrieben noch einmal getrennt ausgefüllt, geprüft und abgelegt.

Zimmero verbindet den Meldeschein mit Buchung und Aufenthalt. Fehlende Pflichtangaben werden sichtbar, die Übermittlung lässt sich nachvollziehen und Änderungen bleiben am richtigen Vorgang.

Demo öffnen Zimmero anfragen

Daten weiterverwenden

Angaben aus Buchung, Gast und Online Check-in stehen für den Meldeschein bereit.

Fehlendes früh erkennen

Zimmero zeigt vor der Meldung, welche erforderlichen Angaben noch fehlen.

Status nachvollziehen

Übermittlung, Änderung und Stornierung bleiben je Meldung sichtbar.

Das Problem

Der Meldeschein ist kein loses Formular neben der Buchung.

Wenn ein Gast anreist, laufen mehrere Dinge gleichzeitig. Das Zimmer wird geprüft, ein Schlüssel vorbereitet, offene Leistungen werden besprochen und vielleicht wartet schon der nächste Gast. Muss die Rezeption in diesem Moment Stammdaten aus der Buchung in ein zweites Programm übertragen, entstehen Tippfehler und Rückfragen. Besonders auffällig wird das bei Anschrift, Staatsangehörigkeit oder den Angaben zu Mitreisenden.

Das Bundesmeldegesetz regelt besondere Meldescheine für Beherbergungsstätten. Die bundesrechtliche Pflicht betrifft nicht pauschal jeden Gast. Für beherbergte ausländische Personen gelten besondere Vorgaben, und Landesrecht kann weitere Daten für Fremdenverkehrsbeiträge und Kurbeiträge vorsehen. Welche Angaben Ihr Betrieb im Einzelfall benötigt, hängt deshalb auch vom Standort und dem verwendeten Meldeverfahren ab.

Für den Hotelalltag zählt eine einfache Trennung: Die Behörde und die örtlichen Vorgaben bestimmen, was zu melden ist. Die Software sorgt dafür, dass die dafür benötigten Daten geordnet am Aufenthalt vorliegen und der Bearbeitungsstand nicht auf einem Zettel neben dem Bildschirm endet.

So löst Zimmero das

Ein klarer Ablauf vom ersten Datensatz bis zum fertigen Vorgang.

Buchung und Aufenthalt öffnen

Der Meldeschein gehört in Zimmero zum betreffenden Aufenthalt. Reisedaten, Zimmer und bereits erfasste Gastdaten müssen deshalb nicht erneut zusammengesucht werden.
Pflichtangaben prüfen

Vor der Meldung zeigt Zimmero fehlende Angaben. Die Rezeption sieht dadurch konkret, was beim Gast noch erfragt oder im Datensatz ergänzt werden muss.
Angaben bestätigen und unterschreiben

Der Meldeschein unterstützt die erforderliche Unterschrift. Welche Form im konkreten Verfahren zulässig ist, richtet sich nach den geltenden Vorgaben.
Elektronisch übermitteln

Die Meldung wird aus Zimmero elektronisch an das für den Betrieb konfigurierte Verfahren übergeben. Ein bloßer Ausdruck ist nicht der einzige mögliche Endpunkt.
Status und Änderungen verfolgen

Zimmero zeigt den Status je Meldung. Muss ein Vorgang geändert oder storniert werden, bleibt er mit der Buchung verbunden und kann gezielt bearbeitet werden.

Zimmero zeigt den Meldeschein einer Hotelbuchung mit fehlenden Pflichtangaben und Übermittlungsstatus — Der Meldeschein liegt direkt an der Buchung. Fehlende Angaben werden vor der Übermittlung genannt.

Gästedaten können schon vor der Anreise vollständig werden.

Zimmero sendet drei Tage vor der Anreise automatisch eine Nachricht zum Gästeportal. Bei kurzfristig bestätigten Buchungen wird sie sofort versendet. Dort meldet sich der Gast mit Buchungsnummer und Nachname an und kann die Daten aller mitreisenden Personen erfassen. Die Informationen stehen danach an der Rezeption bereit.

Das nimmt der Rezeption nicht jede Prüfung ab. Es verschiebt aber einen Teil der Datenerfassung in eine ruhige Phase vor der Ankunft. Beim Check-in geht es dann eher um fehlende Angaben und die notwendige Bestätigung als um das Abschreiben einer vollständigen Adresse.

Der Status gehört zum Vorgang, nicht ins Gedächtnis.

Ein Meldeschein kann unvollständig, übermittelt, geändert oder storniert sein. Wird dieser Stand getrennt von der Buchung geführt, muss das Team bei Rückfragen erst herausfinden, welcher Ausdruck oder welche Datei zuletzt gültig war. Zimmero hält den Meldestatus am Aufenthalt und protokolliert die Bearbeitung.

Das hilft auch bei Schichtwechseln. Die nächste Person an der Rezeption sieht, welche Daten fehlen und ob eine Meldung bereits bearbeitet wurde. Sie muss sich nicht auf eine mündliche Übergabe verlassen.

Örtliche Regeln müssen zum Haus passen.

Meldeverfahren und zusätzliche Angaben unterscheiden sich nach Standort. Zimmero sieht deshalb eine ortsspezifische Konfiguration und eigene Stornogründe vor. Bei mehreren Häusern muss nicht jedes Haus dieselben Regeln verwenden.

Vor dem Start wird geklärt, welches Verfahren Ihr Haus nutzt und welche Angaben dort erwartet werden. Das ist Teil einer sauberen Einrichtung. Eine allgemeine Einstellung für alle Gemeinden wäre einfacher, aber im Betrieb unzuverlässig.

Was Sie dafür brauchen

Das Haus und das örtlich verwendete Meldeverfahren müssen vor dem Start passend eingerichtet sein.
Gastdaten, Reisedaten und erforderliche Angaben müssen vollständig vorliegen. Zimmero macht fehlende Felder sichtbar, kann sie aber nicht selbst erfinden.
Mitarbeiter müssen Identitätsdokumente und Bestätigungen so prüfen, wie es für den jeweiligen Gast und das gewählte Verfahren vorgeschrieben ist.

Was Zimmero hier nicht kann

Zimmero ersetzt keine rechtliche Prüfung, für welche Gäste eine Meldepflicht besteht und welche örtlichen Zusatzangaben verlangt werden.
Das Gästeportal erfasst Daten vor der Anreise. Schlüsselausgabe und Vorabzahlung gehören derzeit nicht zu diesem Ablauf.
Eine elektronische Meldung ist nur sinnvoll, wenn das für den Betrieb benötigte Verfahren eingerichtet und erreichbar ist.

Offizielle Grundlagen

Häufige Fragen zu Meldeschein Software für Hotels

Antworten auf die Fragen, die vor einer Einführung meistens geklärt werden.

Muss in Deutschland jeder Hotelgast einen Meldeschein ausfüllen?

Nein. Die bundesrechtliche besondere Meldepflicht gilt nicht pauschal für alle Gäste. Für beherbergte ausländische Personen bestehen Vorgaben nach dem Bundesmeldegesetz. Zusätzlich können örtliche Regelungen weitere Angaben vorsehen. Im Zweifel sollte der Betrieb die zuständige Stelle fragen.

Übernimmt Zimmero Daten aus der Buchung?

Ja. Der Meldeschein ist mit Buchung und Aufenthalt verbunden. Vorhandene Gastdaten und die Anschrift des Hauptgasts können übernommen werden. Fehlende Pflichtangaben werden vor der Meldung angezeigt.

Können Gäste ihre Daten vor der Anreise selbst eingeben?

Ja. Im Gästeportal können sie die Daten aller Mitreisenden erfassen. Die Nachricht wird normalerweise drei Tage vor Anreise verschickt, bei kurzfristigen Buchungen sofort.

Kann eine Meldung geändert oder storniert werden?

Ja. Zimmero unterstützt Änderungen, Stornierung und eine Statusverfolgung je Meldung. Die verfügbaren Gründe werden passend zum Ort konfiguriert.

Ersetzt Zimmero nur ein gedrucktes Formular?

Nein. Zimmero unterstützt die elektronische Übermittlung und zeigt den Meldestatus am Aufenthalt. Ein Ausdruck ist zusätzlich möglich, aber nicht der einzige Zweck der Funktion.

Passende Themen

Kurtaxe Software für Hotels Kurtaxe nach Haus, Gästeklasse, Alter und Gültigkeitszeitraum berechnen und automatisch auf die Hotelrechnung übernehmen. Online Check-in Hotel Gästedaten vor der Anreise im Gästeportal erfassen und an der Rezeption vorbereitet weiterbearbeiten. Ohne Registrierung für den Gast. Hotelsoftware Bayern Hotelsoftware für inhabergeführte Betriebe in Bayern mit Meldeschein, Kurtaxe, Tourismusstatistik und direktem Ansprechpartner.

Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?

Öffnen Sie die Demo oder beschreiben Sie kurz Ihre Häuser und Ihren bisherigen Ablauf. Andreas Huber antwortet innerhalb von 24 Stunden.