Meldeschein und Hotelbetrieb
Meldescheinpflicht im Hotel: Wer muss was wie lange aufbewahren?
Nicht jeder Gast muss nach dem Bundesmeldegesetz einen besonderen Meldeschein ausfüllen. Für beherbergte ausländische Personen gelten jedoch klare Vorgaben zu Unterschrift, Identitätsprüfung, Daten und Aufbewahrung.
Die kurze Antwort
Nach Paragraf 29 des Bundesmeldegesetzes müssen beherbergte ausländische Personen am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich unterschreiben. Stattdessen kann ein gesetzlich vorgesehenes elektronisches Verfahren verwendet werden, wenn die beherbergte Person zustimmt und die Richtigkeit sowie Vollständigkeit der Daten auf einem zulässigen Weg bestätigt.
Der Hotelbetrieb hält die Meldescheine bereit, vergleicht die Angaben der betroffenen Person mit einem gültigen Pass oder Passersatz und bewahrt den ausgefüllten Meldeschein ab dem Tag der Abreise ein Jahr auf. Nach Ende dieser Frist muss der Betrieb ihn innerhalb von drei Monaten vernichten. Für ordnungsgemäß elektronisch erhobene Daten gelten dieselben Speicher- und Löschfristen.
Wer muss einen besonderen Meldeschein ausfüllen?
Die bundesrechtliche Pflicht betrifft nicht pauschal jeden Menschen, der in einem Hotel, Gasthof oder einer Pension übernachtet. Paragraf 29 Absatz 2 BMG nennt beherbergte ausländische Personen. Sie müssen den besonderen Meldeschein am Tag der Ankunft unterschreiben oder ein zulässiges elektronisches Verfahren nutzen.
Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden auf dem Meldeschein nur der Zahl nach angegeben. Bei Reisegesellschaften mit mehr als zehn Personen betrifft die namentliche Verpflichtung nur den Reiseleiter. Er gibt außerdem die Anzahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden an.
Für bestimmte Einrichtungen enthält das Gesetz Ausnahmen. Dazu gehören unter den jeweils genannten Voraussetzungen Einrichtungen der Jugend- und Erwachsenenbildung, bestimmte Betriebs- und Vereinsheime, Jugendherbergen, Berghütten und Einrichtungen öffentlich-rechtlicher Religionsgesellschaften. Ein gewöhnliches Hotel sollte nicht allein wegen einer ähnlichen Bezeichnung davon ausgehen, unter eine Ausnahme zu fallen.
Welche Daten stehen auf dem Meldeschein?
Paragraf 30 Absatz 2 BMG begrenzt die bundesrechtlichen Angaben. Vorbehaltlich zusätzlicher landesrechtlicher Regeln für Fremdenverkehrs- und Kurbeiträge gehören folgende Daten auf den Meldeschein:
- Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise
- Familienname
- Vornamen
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeiten
- Anschrift
- Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit
- Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers
Der Leiter der Beherbergungsstätte muss die Angaben mit dem Identitätsdokument vergleichen. Weichen Angaben ab, wird dies auf dem Meldeschein vermerkt. Liegt kein gültiges Dokument vor, ist auch das zu vermerken. Das Gesetz verlangt damit mehr als das bloße Einsammeln eines ausgefüllten Formulars.
Wann ist ein elektronischer Meldeschein zulässig?
Ein Online Formular vor der Anreise ist nicht automatisch ein vollständiger elektronischer Meldeschein im Sinne des Bundesmeldegesetzes. Es kann die Datenerfassung vorbereiten. Für die elektronische Erfüllung der besonderen Meldepflicht verlangt Paragraf 29 Absatz 5 aber zusätzlich die Zustimmung der beherbergten Person und eine gesetzlich vorgesehene Bestätigung am Tag der Ankunft.
Das Gesetz nennt dafür einen kartengebundenen Zahlungsvorgang mit starker Kundenauthentifizierung und einer zweckgebundenen Zuordnungsnummer, den elektronischen Identitätsnachweis oder das Vor-Ort-Auslesen einer eID-Karte beziehungsweise eines Aufenthaltstitels. Weitere elektronische Verfahren können im Rahmen einer befristeten Erprobung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zugelassen werden.
Wer ein Gästeportal verwendet, sollte deshalb zwei Fragen trennen. Erstens: Sind die benötigten Daten vor der Anreise vollständig? Zweitens: Wurde die Richtigkeit am Ankunftstag auf einem rechtlich zulässigen Weg bestätigt? Die erste Frage erleichtert den Empfang. Sie beantwortet die zweite noch nicht automatisch.
Für elektronisch gespeicherte Meldedaten enthält die Beherbergungsmeldedatenverordnung zusätzliche technische Vorgaben. Sie beschreibt unter anderem einen strukturierten, maschinenlesbaren XML Datensatz und die Bereitstellung für berechtigte Behörden. Das ist etwas anderes als eine beliebige PDF Datei oder eine normale Tabellenzeile.
Wie lange muss das Hotel Meldescheine aufbewahren?
Die Frist beginnt am Tag der Abreise. Ab diesem Tag muss der Betrieb den Meldeschein ein Jahr aufbewahren. Nach Ablauf des Jahres bleiben höchstens drei Monate, um den Meldeschein zu vernichten. Für Daten aus einem zulässigen elektronischen Verfahren gelten dieselben Fristen für Speicherung und Löschung.
Beispiel
Reist die betroffene Person am 10. August 2026 ab, läuft die einjährige Aufbewahrungszeit bis zum 10. August 2027. Spätestens innerhalb der folgenden drei Monate muss der Betrieb den Meldeschein vernichten beziehungsweise die elektronischen Meldedaten löschen.
Eine längere Aufbewahrung nur aus Bequemlichkeit passt nicht zu dieser Regel. Der Meldeschein ist kein beliebig nutzbarer Gästestamm. Andere Daten des Aufenthalts können aufgrund anderer gesetzlicher oder vertraglicher Gründe abweichende Fristen haben. Diese Zwecke müssen getrennt betrachtet werden.
Was bedeutet das für Datenschutz und Zugriff?
Meldescheine enthalten Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und bei betroffenen Personen die Seriennummer eines Identitätsdokuments. Diese Angaben gehören nicht in einen offen zugänglichen Ablagekorb. Papierunterlagen brauchen einen geschützten Aufbewahrungsort. Bei elektronischen Verfahren verlangt Paragraf 30 Absatz 5 geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.
Praktisch bedeutet das: Mitarbeiter erhalten nur die Zugriffe, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Übertragungen sollten verschlüsselt sein. Der Betrieb braucht ein festes Löschverfahren, das sich am Abreisedatum orientiert. Außerdem sollte nachvollziehbar sein, wer einen Datensatz geändert, storniert oder bereitgestellt hat.
Daten aus dem Meldeschein dürfen nicht automatisch für jede andere Aufgabe verwendet werden. Soll eine E-Mail-Adresse später für Werbung genutzt werden, braucht dieser Zweck eine eigene Grundlage. Die gesetzliche Meldepflicht liefert keine allgemeine Werbeeinwilligung.
Eine praktische Checkliste für den Betrieb
- Zuständigkeit klären. Legen Sie fest, wer bei der Anreise prüft, ob ein besonderer Meldeschein erforderlich ist.
- Bundesrecht und örtliche Angaben trennen. Prüfen Sie, welche Daten aus dem BMG kommen und welche Ihre Gemeinde für Kurbeitrag oder Gästekarte verlangt.
- Identitätsprüfung einplanen. Die Angaben betroffener ausländischer Personen werden mit einem gültigen Pass oder Passersatz verglichen.
- Elektronischen Ablauf genau prüfen. Eine Dateneingabe vor Anreise ersetzt nicht automatisch die gesetzlich verlangte Bestätigung am Ankunftstag.
- Abreisedatum als Fristbeginn verwenden. Die einjährige Aufbewahrung beginnt nicht mit der Buchung und nicht mit der Anreise.
- Vernichtung fest einplanen. Nach Ende der Aufbewahrungszeit bleiben drei Monate für Vernichtung oder Löschung.
- Zugriffe begrenzen. Meldedaten sollten nur für berechtigte Mitarbeiter und die vorgesehenen Zwecke erreichbar sein.
- Sonderfälle nachfragen. Reisegruppen, besondere Einrichtungen und örtliche Verfahren sollten nicht nach Gefühl behandelt werden.
Wie Zimmero den betrieblichen Ablauf unterstützt
Zimmero verbindet den Meldeschein mit Buchung und Aufenthalt. Vorhandene Gastdaten können übernommen werden, fehlende Pflichtangaben werden sichtbar und der Status einer Meldung bleibt am Vorgang. Änderung und Stornierung sind ebenfalls vorgesehen. Welche örtliche Konfiguration ein Haus braucht, wird bei der Einrichtung geklärt.
Das Gästeportal kann Daten aller mitreisenden Personen schon vor der Anreise erfassen. Damit wird der Empfang kürzer. Die Rezeption muss trotzdem prüfen, welche gesetzliche oder örtliche Bestätigung am Ankunftstag erforderlich bleibt.
Eine ausführliche Beschreibung mit Produktoberfläche finden Sie auf der Seite so funktioniert der digitale Meldeschein in Zimmero.