Rechnung festhalten
Adresse und Steuerdaten werden je Rechnung eingefroren und bleiben nachvollziehbar.
DATEV Export Hotelsoftware
Hotelrechnungen für die weitere Buchhaltung geordnet exportieren.
Die Buchhaltung braucht verlässliche Rechnungsdaten. An der Rezeption entstehen diese Angaben während des Aufenthalts, bei Leistungen, Zahlungen und der finalen Rechnung.
Zimmero führt die Vorgänge zusammen und bietet einen DATEV EXTF Export. Die Datei kann anschließend in der weiteren Buchhaltung verarbeitet und geprüft werden.
Zahlungen zuordnen
Zahlungen und Abrechnungskonten liegen beim betreffenden Vorgang.
EXTF exportieren
Die Daten werden im DATEV EXTF Format für die Weiterverarbeitung bereitgestellt.
Das Problem
Die Buchhaltung kann nur übernehmen, was an der Rezeption sauber abgeschlossen wurde.
Hotelrechnungen bestehen oft aus mehr als einer Übernachtung. Frühstück, Kurtaxe, Gastronomie oder andere Leistungen können unterschiedliche Steuersätze haben. Firmen verlangen eine abweichende Rechnungsadresse, und einzelne Positionen sollen vielleicht getrennt abgerechnet werden.
Wer diese Informationen erst am Monatsende für die Buchhaltung zusammensucht, muss fertige Rechnungen, Zahlungseingänge und handschriftliche Korrekturen abgleichen. Dabei ist schwer zu erkennen, welche Adresse und Steuerangabe zum Zeitpunkt der Rechnung tatsächlich galt.
Zimmero behandelt Rechnung und Zahlung als Teil des Aufenthalts. Der DATEV EXTF Export ist der Übergabepunkt zur weiteren Buchhaltung. Er ersetzt nicht die fachliche Prüfung, reduziert aber die manuelle Übertragung von bereits erfassten Daten.
So löst Zimmero das
Ein klarer Ablauf vom ersten Datensatz bis zum fertigen Vorgang.
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Leistungen am Aufenthalt erfassen
Übernachtung, Pauschalen und weitere Leistungen werden mit Preis und Steuer am betreffenden Aufenthalt geführt.
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Empfänger und Aufteilung festlegen
Rechnungsempfänger und Abrechnungskonten werden gewählt. Split Billing ermöglicht es, Positionen auf unterschiedliche Rechnungen zu verteilen.
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Rechnung finalisieren
Bei der Rechnung werden Adress- und Steuerdaten eingefroren. Spätere Änderungen am Gaststamm verändern dadurch nicht unbemerkt eine bereits erstellte Rechnung.
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Zahlungen zuordnen
Erfasste Zahlungen bleiben mit dem Rechnungsvorgang verbunden und können für die weitere Bearbeitung berücksichtigt werden.
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DATEV EXTF Datei übergeben
Zimmero stellt die Buchungsdaten im DATEV EXTF Format bereit. Die Datei wird anschließend in der Buchhaltung oder durch den Steuerberater geprüft und weiterverarbeitet.
Eingefrorene Daten schützen die fertige Rechnung.
Ein Gast kann später umziehen oder eine Firma ihre Rechnungsanschrift ändern. Eine bereits finalisierte Rechnung darf sich dadurch nicht still im Hintergrund verändern. Zimmero speichert deshalb einen eigenen Stand von Adresse und Steuerdaten je Rechnung.
Diese Trennung ist auch für den Export wichtig. Die Buchhaltung erhält die Angaben des konkreten Belegs und nicht automatisch den neuesten Stand aus dem allgemeinen Gästestamm.
Split Billing bildet typische Hotelabsprachen ab.
Bei Geschäftsreisen bezahlt die Firma vielleicht nur Übernachtung und Frühstück, während der Gast private Leistungen selbst übernimmt. Mit Split Billing können Positionen unterschiedlichen Empfängern und Abrechnungskonten zugeordnet werden.
Die Aufteilung muss vor dem Abschluss geprüft werden. Die Software kann nicht entscheiden, welche Kosten eine Firma laut Reisevereinbarung übernimmt. Sie stellt aber die Werkzeuge bereit, um die bestätigte Aufteilung sauber abzubilden.
PDF Archiv und Export erfüllen verschiedene Aufgaben.
Zimmero archiviert erzeugte Rechnungs PDF Dateien über zehn Jahre. Dieses Archiv hält den Beleg für die spätere Ansicht bereit. Der DATEV EXTF Export dient dagegen der strukturierten Übergabe von Buchungsdaten an die weitere Buchhaltung.
Beides ersetzt keine Aufbewahrungs- oder Prüfungspflichten des Unternehmens. Der Betrieb muss mit Steuerberatung und Buchhaltung klären, wie Dateien importiert, Konten zugeordnet und Belege revisionsgerecht verarbeitet werden.
Der Export bleibt ein kontrollierter Übergabepunkt.
Eine direkte vollautomatische Verbuchung wird auf dieser Seite nicht versprochen. Der EXTF Export schafft eine Datei, die sich in den vereinbarten Buchhaltungsprozess einfügt. Vor dem Import können Zeitraum und Belege kontrolliert werden.
Das ist besonders bei neuen Kontenplänen oder geänderten steuerlichen Vorgaben wichtig. Ein technisches Dateiformat kann fachlich falsche Ausgangsdaten nicht erkennen. Die abschließende Prüfung bleibt bei den dafür verantwortlichen Personen.
Was Sie dafür brauchen
- Rechnungen, Steuern, Zahlungen und Abrechnungskonten müssen in Zimmero korrekt gepflegt sein.
- Der verwendete Konten- und Buchhaltungsprozess sollte vor dem ersten Export mit der Buchhaltung abgestimmt werden.
- Die exportierte Datei muss vor der endgültigen Verarbeitung fachlich geprüft werden.
Was Zimmero hier nicht kann
- Zimmero ersetzt weder DATEV selbst noch die Arbeit von Buchhaltung oder Steuerberatung.
- Der Export erkennt keine fachlich falschen Steuersätze, Kontenzuordnungen oder unvollständigen Belege.
- Eine automatische Übergabe ohne Datei und ohne abschließende Kontrolle wird nicht zugesagt.
Häufige Fragen zu DATEV Export Hotelsoftware
Antworten auf die Fragen, die vor einer Einführung meistens geklärt werden.
Welches DATEV Format exportiert Zimmero?
Zimmero bietet einen DATEV EXTF Export für die Übergabe der Buchungsdaten an die weitere Buchhaltung.
Werden Rechnungsadressen später überschrieben?
Nein. Adresse und Steuerdaten werden je Rechnung eingefroren. Eine spätere Änderung am Gast oder an der Firma verändert den gespeicherten Rechnungsstand nicht automatisch.
Kann eine Rechnung auf mehrere Empfänger aufgeteilt werden?
Ja. Zimmero unterstützt Split Billing sowie Rechnungsempfänger und Abrechnungskonten.
Wie lange bleiben Rechnungs PDF Dateien archiviert?
Erzeugte PDF Dateien werden in Zimmero über zehn Jahre archiviert.
Ersetzt der Export meinen Steuerberater?
Nein. Der Export stellt Daten im EXTF Format bereit. Fachliche Prüfung, Kontierung und weitere Verarbeitung bleiben Aufgabe der Buchhaltung oder Steuerberatung.
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