Automatisch erinnern
Die Nachricht geht drei Tage vor Anreise hinaus, bei kurzfristigen Buchungen sofort.
Online Check-in Hotel
Gästedaten vor der Anreise erfassen, statt sie am Empfang abzuschreiben.
Kurz vor der Anreise kennt der Gast seine Adresse und die Daten der Mitreisenden. An der Rezeption fehlt dagegen oft die Zeit, alles in Ruhe einzutragen.
Zimmero sendet vor der Anreise einen Zugang zum Gästeportal. Dort erfasst der Gast die Daten aller mitreisenden Personen. Die Angaben stehen anschließend im Backoffice bereit.
Einfach anmelden
Der Gast verwendet Buchungsnummer und Nachname statt eines neuen Benutzerkontos.
Mitreisende erfassen
Die Daten aller Personen können schon vor der Ankunft eingetragen werden.
Das Problem
Die Anreise ist der schlechteste Zeitpunkt für lange Dateneingaben.
Der Gast möchte das Zimmer beziehen, die Rezeption möchte Identität und Aufenthalt prüfen, und vielleicht wartet im Hintergrund schon das Telefon. Werden jetzt noch Adressen und Mitreisende von Papier übertragen, verlängert sich der Check-in für beide Seiten.
Vor der Anreise ist dieselbe Aufgabe ruhiger. Der Gast kann die Angaben am eigenen Gerät eintragen und bei Familien alle Personen gemeinsam erfassen. Die Rezeption erhält die Daten, bevor der Schlüssel übergeben und der Aufenthalt eingecheckt wird.
Zimmero bezeichnet diesen Stand bewusst als Online Check-in Stufe 1. Er bereitet Daten vor und zeigt den Aufenthalt im Gästeportal. Er ersetzt noch nicht jeden Schritt an der Rezeption.
So löst Zimmero das
Ein klarer Ablauf vom ersten Datensatz bis zum fertigen Vorgang.
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Anreise Nachricht versenden
Drei Tage vor dem geplanten Termin verschickt Zimmero automatisch eine E-Mail. Wird eine kurzfristige Buchung bestätigt, geht die Nachricht sofort hinaus.
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Gast meldet sich an
Für den Zugang genügen Buchungsnummer und Nachname. Ein dauerhaftes Benutzerkonto oder eine gesonderte Registrierung ist nicht nötig.
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Aufenthalt ansehen
Das Gästeportal zeigt den gebuchten Aufenthalt in der Gestaltung des Hauses mit Logo, Primärfarbe, Namen und Beschreibung.
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Mitreisende erfassen
Der Gast gibt die Daten der mitreisenden Personen selbst ein. Dadurch stehen sie vor der Ankunft in Zimmero zur Verfügung.
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Angaben an der Rezeption prüfen
Das Team sieht die vorbereiteten Daten im Backoffice und erledigt die verbleibenden Schritte des tatsächlichen Check-in im Betrieb.
Der Versand richtet sich nach der tatsächlichen Buchung.
Bei früh gebuchten Aufenthalten sendet Zimmero die Nachricht drei Tage vor Anreise. Dieser Abstand ist nah genug am Termin und gibt dem Gast trotzdem Zeit, die Angaben vorab zu erfassen.
Kurzfristige Buchungen brauchen eine andere Behandlung. Wird ein Aufenthalt erst innerhalb dieses Zeitfensters bestätigt, verschickt Zimmero den Zugang sofort. Die Rezeption muss nicht daran denken, eine gesonderte Nachricht manuell auszulösen.
Das Gästeportal bleibt erkennbar Teil des Hauses.
Logo, Primärfarbe, Name und Beschreibung des Hauses werden im Gästeportal verwendet. Das ist besonders wichtig, weil Gäste vor der Anreise vorsichtig mit Links und Dateneingaben umgehen. Eine zum Betrieb passende Gestaltung schafft einen klaren Zusammenhang zur Buchung.
Der Zugang mit Buchungsnummer und Nachname ist bewusst einfach. Der Gast muss kein Passwort vergeben und kein dauerhaftes Konto verwalten. Die Daten gehören zum konkreten Aufenthalt.
Mitreisende müssen nicht einzeln an der Rezeption warten.
Familien und Gruppen bringen mehrere Personenangaben mit. Im Gästeportal können die Daten aller Mitreisenden gemeinsam erfasst werden. So muss nicht jede Person während der Anreise ein eigenes Formular ausfüllen.
Die Angaben können anschließend für weitere Abläufe bereitstehen, etwa für den Meldeschein oder ortsabhängige Berechnungen. Welche Daten tatsächlich erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Vorgang und den örtlichen Regeln.
Stufe 1 verspricht nur, was heute verfügbar ist.
Der Online Check-in erfasst Gästedaten und zeigt den Aufenthalt. Eine digitale Schlüsselausgabe ist derzeit nicht enthalten. Auch eine Vorabzahlung gehört noch nicht zu diesem Schritt.
Der Gast ist durch das Absenden der Daten nicht automatisch physisch eingecheckt. Die Rezeption prüft die Angaben und führt die im Haus notwendigen Schritte durch. Diese klare Grenze verhindert falsche Erwartungen bei Betrieb und Gast.
Was Sie dafür brauchen
- Die Buchung muss eine erreichbare E-Mail-Adresse sowie korrekte Anreiseangaben enthalten.
- Logo, Farbe, Name und Beschreibung des Hauses sollten für das Gästeportal eingerichtet sein.
- Die Rezeption muss festlegen, welche Angaben sie vor Ort weiterhin prüft und welche Schritte bei der Anreise verbleiben.
Was Zimmero hier nicht kann
- Digitale Schlüsselausgabe und Vorabzahlung sind in der derzeit verfügbaren Stufe 1 nicht enthalten.
- Die Datenerfassung ersetzt nicht automatisch die Prüfung von Identitätsdokumenten oder andere gesetzlich erforderliche Bestätigungen.
- Ohne eine gültige E-Mail-Adresse kann der automatische Zugang nicht an den Gast zugestellt werden.
Häufige Fragen zu Online Check-in Hotel
Antworten auf die Fragen, die vor einer Einführung meistens geklärt werden.
Wann erhält der Gast den Zugang?
Normalerweise drei Tage vor der Anreise. Wird eine kurzfristige Buchung bestätigt, versendet Zimmero die Nachricht sofort.
Braucht der Gast ein Benutzerkonto?
Nein. Die Anmeldung erfolgt mit Buchungsnummer und Nachname.
Können Daten von Mitreisenden erfasst werden?
Ja. Der Gast kann im Portal die Daten aller mitreisenden Personen eingeben.
Öffnet Zimmero automatisch die Zimmertür?
Nein. Eine digitale Schlüsselausgabe gehört derzeit nicht zum Online Check-in Stufe 1.
Kann der Gast vorab bezahlen?
Nein. Vorabzahlung ist in der derzeit verfügbaren Stufe noch nicht enthalten.
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